C2022H02: Verstoring uitgaande e-mail Microsoft

Beste relatie/collega,

Op dit moment (14-2-2022) ervaren we in sommige gevallen flinke vertraging in de aflevering van e-mail berichten naar mailboxen die ondergebracht zijn bij Microsoft in het “Exchange Online” of “Office 365” platform. Wij zijn in contact met Microsoft, maar dit verloopt erg moeizaam waardoor er op dit moment nog geen zicht op een oplostijd is.

Vanuit het Hosting & Streaming team bieden we 2 uitgaande mail clusters:

• smtp.mail.omroep.nl, voor bulkmail: Dit cluster wordt gebruikt voor alle systeem-gegenereerde e-mail berichten. Waaronder systeemmeldingen, nieuwsbrieven, formulieren op websites enz.
• out.mail.omroep.nl, voor office mail: Dit cluster is voor alle mail die bijvoorbeeld uit on-premise Exchange servers of soortgelijke systemen komen. Het idee is dat de oorsprong ligt bij een persoon die iemand een email stuurt.

Het probleem beperkt zich tot smtp.mail.omroep.nl. Wat we daar zien is dat de laatste periode en in het bijzonder de laatste dagen, verstuurde e-mail niet meer altijd door de mailservers van Microsoft geaccepteerd wordt. De e-mail blijft aan onze kant in de wachtrij staan, waar vandaan het periodiek gepoogd wordt om af te leveren. De mailserver aan de andere kant, van Microsoft, wijst het accepteren van e-mail actief af voor de meeste pogingen. Dat betekent dat slechts een zeer minimaal aantal e-mails van onze mailservers geaccepteerd wordt (een zogenaamde rate-limit). In contact met Microsoft proberen we helder te krijgen waarom dit het geval is, en waarom onze mailservers “ge-rate-limit” wordt, maar vooralsnog met weinig medewerking vanuit Microsoft.

Uiteraard hopen we op een zo spoedig mogelijke oplossing van dit probleem, maar we zijn hier afhankelijk van de medewerking van Microsoft.

Er is een workaround om te zorgen dat e-mail naar mailboxen in eigen beheer wel probleemloos afgeleverd kan worden. Hiervoor kan binnen “Exchange Online” een zogenaamde “connector” aangemaakt worden, waarin de ip range van onze mailservers wordt opgegeven. Wanneer dit het geval is, wordt er geen rate-limit toegepast. Let op, dit helpt dus alleen voor het ontvangen van e-mail naar je eigen “Exchange Online” omgeving. De benodigde ip ranges van onze mailservers zijn:

145.58.30.176/28
2a02:458:101:30::b0/124

Microsoft heeft gisterenavond de thresholds van hun rate-limit systeem aangepast naar meer passende waarden voor onze mailservers. Hiermee hebben we goede hoop dat het probleem is verholpen.

Omdat er nog veel e-mail (enkele duizenden berichten) in de queue stonden, duurde dat ondanks de nieuwe threshold waarden, nog enige tijd voordat deze verwerkt was. Sinds deze ochtend zijn alle queues weer leeg en zien we dat alles probleemloos afgeleverd wordt. De komende periode zullen we extra in de gaten houden of dit probleem nu inderdaad is opgelost.

Team Hosting&Streaming is voor meer informatie via de normale kanalen bereikbaar. Zie de contact pagina.